Um næsta fund þinn

Depositphotos 18597265 s

Ég hef verið að hugsa mikið um fundi að undanförnu. Færsla Seth á árlegir viðburðir fyrirtækisins hvatti mig til að byrja að móta þessa færslu. Sem einstaklingur með viðskipti eins starfsmanns verð ég að vera algjörlega varkár með það hve marga fundi ég sæki sem skila ekki tekjum.

Á hverjum degi er mér boðið á fund - venjulega kaffibolla eða hádegismatur. Mikið af þeim tíma eru þetta fagleg tengsl eða jafnvel leiðir svo það er ekki tekjuöflun í dag, en á morgun getur það leitt til einhvers. Þessir fundir eru ótrúlega spennandi ... venjulega hugarflug eða stefnumörkun um fyrirtæki, markaðssetningu þeirra eða tækni sem er að aukast.

Það er talsvert frábrugðið því þegar ég starfaði áður hjá stórum fyrirtækjum sem héldu fundi daglega. Fundir hjá fyrirtækjum eru dýrir, trufla framleiðni og eru oft alger tímasóun. Hérna eru svona fundir sem skaða menningu fyrirtækisins:

  • Fundir haldnir til að ná samstöðu. Líkurnar eru á að þú hafir ráðið einhvern sem ber ábyrgð á því að vinna verkið. Ef þú heldur fund til að ákveða fyrir þá ... eða það sem verra er ... að taka ákvörðunina frá þeim, ertu að gera mistök. Ef þú treystir ekki manneskjunni til að vinna verkið, þá skaltu reka þá.
  • Fundir til að breiða yfir samstöðu. Þetta er svolítið öðruvísi ... yfirleitt haldið af ákvörðunaraðilanum. Hann eða hún er ekki örugg með ákvörðun sína og hrædd um afleiðingarnar. Með því að halda fund og ná samstöðu frá liðinu eru þeir að reyna að dreifa sökinni og draga úr ábyrgð þeirra.
  • Fundir til að hafa fundi. Það er ekkert verra en að trufla dag einhvers fyrir daglegan, vikulega eða mánaðarlega fund þar sem engin dagskrá er og ekkert gerist. Þessir fundir eru fyrirtæki ótrúlega dýrir og kosta oft þúsundir dollara.

Sérhver fundur ætti að hafa það markmið sem ekki er hægt að uppfylla sjálfstætt ... kannski hugarflug, koma mikilvægum skilaboðum á framfæri eða brjóta verkefni niður og úthluta verkefnum. Sérhver fyrirtæki ættu að setja reglur - fundi án markmiðs og dagskrár ætti að hafna af þeim sem boðið er.

Fyrir mörgum árum fór ég í gegnum leiðtogatíma þar sem þeir kenndu okkur að eiga fundi. Það kann að hljóma fyndið en kostnaður við fundi til stórra samtaka er verulegur. Með því að fínstilla alla fundi spararðu peninga, tíma og byggðir upp teymi í stað þess að særa þá.

Liðsfundir höfðu leiðtoga, a ritari (að taka minnispunkta), a tímavörður (til að tryggja að fundurinn væri á réttum tíma), og a hliðvörður (til að halda áfram um efnið). Tímavörðurinn og hliðvörðurinn skiptu um hvern fund og hafði fullt umboð til að skipta um umræðuefni eða binda enda á þing.

Síðustu 10 mínútur eða svo af hverjum fundi voru notaðar til að þróa fundargerð Aðgerðaáætlun. Aðgerðaáætlunin innihélt 3 dálka - Hver, hvað og hvenær. Skilgreint var í hverri aðgerð hver myndi vinna verkið, hverjar mælanlegar voru og hvenær þeir hefðu það. Það var hlutverk leiðtoganna að draga fólk til ábyrgðar vegna umsaminna flutninga. Með því að setja þessar reglur fyrir fundi gátum við skipt um fundi frá því að vera truflandi og byrjuðum að gera þá afkastamikla.

Ég vil skora á þig að hugsa um hvern fund sem þú ert með, hvort það er tekjuöflun, hvort hann er afkastamikill og hvernig þú stýrir þeim. Ég nota Rólega að skipuleggja fundi mína og velti því oft fyrir mér hve marga fundi ég hefði í raun ef þú þyrftir að greiða gjald með kreditkorti til að skipuleggja það! Ef þú þyrftir að borga næsta fund af launum þínum, myndirðu samt hafa það?

3 Comments

  1. 1

    Doug, mig langar að skipuleggja fund með þér til að ræða þetta meira. 🙂

    Ég heyrði einu sinni grínistann segja að fundir myndu ganga hraðskreiðari í Ameríku fyrirtækja ef skipuleggjandinn byrjaði bara fundinn með því að biðja alla um að rétta upp hönd ef þeir eru enn að vinna að því sem þeir voru að vinna að í gær.

  2. 2

    Æðisleg færsla! Heimspekin „allir fundir eru valfrjálsir“ er í raun leiðarvísir ROWE sem fyrirtæki mitt hefur notið í nokkur ár núna. Svo mörg okkar leggja áherslu á ranga hluti, eins og „andlitstími“, eða fylla stól á fyrirfram ákveðnum tíma. Fundir og andlitstími eru frábærir og hafa gildi í réttu samhengi en við ættum ekki að láta þessa hluti gefa okkur blekkingu framleiðni þegar það er ekki skynsamlegt.

Hvað finnst þér?

Þessi síða notar Akismet til að draga úr ruslpósti. Lærðu hvernig ummæli þín eru unnin.