Fundir: The Death of American Productivity

Fundir hjá fyrirtækjum eru dýrir, trufla framleiðni og eru oft algjör tímasóun. Hér eru þrjár tegundir af fundum sem skaða framleiðni fyrirtækis og geta skaðað menninguna óbætanlega:

• Fundir til að forðast ábyrgð. Líkurnar eru á því að þú hafir ráðið einhvern sem ber ábyrgð á því að vinna verkið. Ef þú heldur fund til að ákveða fyrir þá ... eða það sem verra er ... að taka ákvörðunina frá þeim, þá ertu að gera mistök. Ef þú treystir ekki manneskjunni til að vinna verkið, þá skaltu reka þá.
• Fundir til að breiða yfir samstöðu. Þetta er svolítið öðruvísi ... venjulega í höndum þeirra sem taka ákvarðanir. Hann eða hún er ekki öruggur í ákvörðun sinni og er hræddur um afleiðingarnar. Með því að halda fund og fá samstöðu frá teyminu vilja þeir dreifa sökinni og draga úr ábyrgð sinni.
• Fundir til að hafa fundi. Það er ekkert verra en að trufla dag einhvers fyrir daglegan, vikulegan eða mánaðarlegan fund þar sem engin dagskrá er og ekkert gerist. Þessir fundir eru ótrúlega dýrir fyrir fyrirtæki og kosta oft þúsundir dollara hver.

Sérhver fundur ætti að hafa markmið sem ekki er hægt að ná sjálfstætt... kannski hugarflug, koma mikilvægum skilaboðum á framfæri eða brjóta niður verkefni og úthluta verkefnum. Hvert fyrirtæki ætti að setja reglu - fundi án markmiðs og dagskrár ætti fundarboði að hafna.

Hvers vegna fundir sjúga

Af hverju eru fundir sjúkir? Hvaða skref getur þú tekið til að gera fundi árangursríka? Ég hef reynt að svara öllum þessum spurningum í þessari skemmtilegu (en samt heiðarlegu) kynningu á fundum sem ég hélt fyrir um áratug síðan.

Þetta er aukin sýn á kynninguna sem ég gerði persónulega. Þessi kynning á Fundir hefur verið að koma í smá tíma, ég hef skrifað um fundi og framleiðni í fortíðinni. Ég hef sótt fjöldann allan af fundum og meirihluti þeirra hefur verið hræðilegur tímasóun.

Þegar ég byrjaði á eigin rekstri fann ég að ég leyfði miklum tíma að sogast út af áætlun minni af fundum. Ég er miklu agaðri núna. Ef ég hef verk eða verkefni að vinna byrja ég að hætta við og skipuleggja fundi. Ef þú ert að ráðfæra þig við önnur fyrirtæki er tíminn þinn allur. Fundir geta borðað þann tíma upp hraðar en næstum öll önnur verkefni.

Í hagkerfi þar sem framleiðni verður að aukast og auðlindir fara minnkandi gætirðu viljað skoða fundina betur til að finna tækifæri til að bæta hvort tveggja.

Sumir klóra sér í höfðinu þegar ég er seinn á fund eða af hverju ég hafna fundum þeirra. Þeir halda að það sé dónalegt að ég mæti seint ... eða mæti alls ekki. Það sem þeir viðurkenna aldrei er að ég er aldrei seinn á verðugan fund. Mér finnst ókurteisi að þeir héldu fundinn eða buðu mér til að byrja með.

10 Reglur um fundi

1. Verðugir fundir ættu að hafa an Dagskrá það felur í sér hverjir mæta, hvers vegna hver þeirra er þar og hvert markmið fundarins er.
2. Boðaðir eru verðugir fundir þegar þess er þörf. Aflýsa ætti fundi sem eru í endurtekinni dagskrá ef ekkert markmið er náð á fundinum þann dag.
3. Verðugir fundir safna réttum huga til að starfa sem a lið að leysa vandamál, þróa áætlun eða framkvæma lausn. Því fleiri sem boðið er, því erfiðara er að ná samstöðu.
4. Verðugir fundir eru ekki staðurinn til árás eða reyndu að skamma aðra meðlimi.
5. Verðugir fundir eru staður virðing, þátttöku, teymisvinna og stuðningur.
6. Verðugir fundir hefjast með setti af markmið að ljúka og ljúka við aðgerðaáætlun um hver, hvað og hvenær mun vinna verkið.
7. Verðugir fundir hafa meðlimi sem halda spjallþráð á réttri leið þannig að sameiginlegur tími allra félagsmanna fari ekki til spillis.
8. Verðugir fundir ættu að hafa tilnefnt staðsetning sem allir félagsmenn vita fyrirfram.
9. Verulegir fundir eru ekki staðurinn til að forðast persónulega ábyrgð á starfi þínu og reyna að gera það hylja rassinn þinn (það er tölvupóstur).
10. Verðugir fundir eru ekki staðurinn til að sýna og reyna fá áhorfendur (það er ráðstefna).

Hvernig á að halda afkastamikinn fund

Fyrir mörgum árum fór ég í leiðtoganámskeið þar sem þeir kenndu okkur að halda fundi. Það kann að hljóma fyndið, en kostnaður við fundi með stórum stofnunum er verulegur. Með því að hagræða hverjum fundi sparaðir þú peninga, vann tíma einstaklinga til baka og byggðir upp liðin þín í stað þess að skaða þá.

Hópfundir voru:

• Leader – sá sem heldur fundinn með ákveðið markmið eða markmið í huga.
• Scribe – sá sem skráir fundargerðir og framkvæmdaáætlun til dreifingar.
• Tímavörður – einstaklingur sem ber ábyrgð á að halda fundi og einstaka hluta fundarins á réttum tíma.
• Gatekeeper – einstaklingur sem ber ábyrgð á að halda fundinum og einstökum þáttum fundarins við efnið.

Síðustu 10 mínútur eða svo af hverjum fundi voru notaðar til að þróa fundargerð Aðgerðaáætlun. Aðgerðaáætlunin innihélt 3 dálka - Hver, hvað og hvenær. Í hverri aðgerð var skilgreint hver myndi vinna verkið, hver mælanleg afrakstur væri og hvenær þeir myndu hafa það fyrir. Það var hlutverk leiðtoganna að gera fólk ábyrgt fyrir þeim árangri sem samið var um. Með því að setja þessar reglur um fundi gátum við skipt fundinum frá því að vera truflandi og fórum að gera þá árangursríka.

Ég vil skora á þig að hugsa um hvern fund sem þú ert að halda, hvort það sé tekjuöflun, hvort það sé afkastamikið og hvernig þú stjórnar þeim. ég nota Rólega að skipuleggja fundi mína og velta því oft fyrir mér hversu marga fundi ég hefði í raun og veru ef fólk sem bauð mér þyrfti að greiða gjald með kreditkorti til að skipuleggja það! Ef þú þyrftir að borga fyrir næsta fund af launum þínum, myndirðu samt hafa það?

Birting: Martech Zone er samstarfsaðili Calendly og ég er að nota tengda tengilinn minn fyrir það í þessari færslu.