RFP360: Ný tækni til að taka sársauka af RFP

RFP360

Ég hef eytt öllum mínum ferli í sölu og markaðssetningu hugbúnaðar. Ég hef lagt mig fram um að koma inn heitum leiðum, flýta fyrir söluhringnum og vinna tilboð - sem þýðir að ég hef fjárfest hundruð klukkustunda af lífi mínu í að hugsa um, vinna að og svara RFPs - nauðsynlegt illt þegar kemur að því að vinna ný viðskipti .

RFPs hafa alltaf fundist eins og endalaus pappírsleit - ömurlega hægt ferli sem óhjákvæmilega þurfti að leita að svörum frá vörustjórnun, reka átök við lögfræðilegt, vandræða mál varðandi upplýsingatækni og staðfesta tölur með fjármálum. Þeir sem til þekkja vita - listinn heldur áfram. Sérfræðingar í markaðs-, sölu- og viðskiptaþróun verja óteljandi klukkustundum með því að sigta í gegnum fyrri svör við endurteknum spurningum, elta viðbrögð við nýjum spurningum, sannreyna upplýsingarnar og leita aftur og aftur eftir samþykki. Ferlið er flókið, tímafrekt og reynir á auðlindir allra stofnana. 

Þrátt fyrir hröð þróun tækni, fyrir mörg fyrirtæki, hefur RFP ferlið breyst mjög lítið frá reynslu minni í upphafi ferils míns fyrir meira en áratug. Markaðsteymi eru enn að nota handvirka ferla til að setja saman tillögur og nota svör sem dregin eru úr fjölda heimilda sem kunna að vera í Excel töflureiknum, sameiginlegum Google skjölum og jafnvel tölvupóstsskjalasöfnum.

Að því sögðu, viljum við ekki aðeins að RFP ferlið væri skilvirkara, iðnaðurinn er farinn að krefjast þess, það er þar sem nýjan hugbúnaður stendur til að hafa gífurleg áhrif á RFP landslagið.

Ávinningur af RFP hugbúnaði

Beyond að gera byggingu RFP minna sársaukafullt; að koma á skjótu, endurteknu ferli fyrir RFP getur haft bein áhrif á tekjurnar. Þetta er þar sem nýjar RFP tækni stíga inn.

RFP hugbúnaður miðstýrir og skráir algengar spurningar og svör í efnisbókasafni. Flestar þessara lausna eru skýjabundnar og styðja rauntíma samstarf milli tillögustjórnenda, sérfræðinga í málefnum og samþykkis stjórnenda.

Sérstaklega, RFP360 gerir notendum kleift að fljótt: 

  • Vistaðu, finndu og endurnýttu efni með sérsniðnum þekkingargrunni
  • Vinna með vinnufélögum að sömu útgáfu af einu skjali
  • Úthlutaðu spurningum, fylgstu með framvindu og gerðu áminningar sjálfvirkar
  • Sjálfvirk svörun með gervigreind sem greinir spurningar og velur rétt viðbrögð
  • Opnaðu þekkingargrunninn og vinna að tillögum í Word, Excel og Chrome með viðbótum.

Svarborð við skjáborð

Fyrir vikið hafa notendur a RFP360Tillaga stjórnun lausn hefur greint frá því að þeir voru fær um að stórkostlega skera heildar svar sinnum, fjölga RFPs sem þeir eru fær um að ljúka og á sama tíma, bæta heildar vinna hlutfall þeirra.

Við brugðumst við 85 prósentum fleiri RFP á þessu ári en við gerðum í fyrra og við hækkuðum framfaratíðni okkar um 9 prósent.

Erica Clausen-Lee, yfirmaður stefnumótunar hjá InfoMart

Með hraðari svörum hefurðu meiri heildarmöguleika til að skila stöðugum, nákvæmum og skilvirkum svörum sem eru líklegri til að vinna fyrirtækið.

Auka RFP samræmi

Með því að nota þekkingargrunn vettvangsins geta notendur auðveldlega geymt, skipulagt, leitað og endurnýtt fyrri tillögur og gefið þeim byrjun á viðbrögðum við RFP. Miðstýrt miðstöð fyrir innihald tillagna hindrar að lið þitt endurskrifi svör sem fyrir eru og gerir þér kleift að safna gögnum og geyma bestu svörin til framtíðar notkunar.

Við höfum öryggi þess að vita að þekking okkar er örugg og stöðug. Við þurfum ekki að hafa áhyggjur af því að við missum einhverja sérþekkingu á SME ef einhver hættir eða tekur frí. Við erum ekki að eyða tímum í að leita að fyrri svörum og reyna að komast að því hver gerir hvað vegna þess að allar spurningarnar og svörin eru til staðar í RFP360.

Beverly Blakely Jones frá National Geographic Learning | Cengage Case Study

Bæta RFP nákvæmni 

Röng eða úrelt svör geta verið vandasöm að ná, jafnvel fyrir reyndasta liðsmanninn. Þegar það er parað saman við fljótlegan beygjufrest á RFP er hættan á að veita gölluð upplýsingasambönd. Því miður geta ónákvæmar upplýsingar einnig verið mjög kostnaðarsamar að því leyti að þær geta kostað þig viðskiptin sem þú stefnir að. Röng viðbrögð við RFP geta leitt til útilokunar frá íhugun, langvarandi viðræðna, seinkunar á samningsgerð eða verra.

Ský-byggður RFP hugbúnaður tekur á þessu vandamáli með því að leyfa teymum að uppfæra svör sín hvar sem er hvenær sem er með trausti þess að vita að breytingin endurspeglast í kerfinu.

Til dæmis er þessi tegund af virkni frábært tæki til að hafa þegar vara eða þjónusta fer í gegnum tíðar uppfærslur sem þurfa að vera með í stöðluðu svari. Í mörgum tilvikum, þegar þessar breytingar standa frammi fyrir, verða teymi að hlaupa í gegnum heilt skipurit til að tryggja að uppfærslur séu samþykktar stofnanalega og fylgja síðan eftir með hverjum meðlimum til að tryggja að þær hafi verið gerðar á einstökum vettvangi og jafnframt að tvískoða allar tillögur áður en þær Farðu út. Það er þreytandi.

Ský-undirstaða RFP hugbúnaður heldur utan um þessar breytingar fyrir allt fyrirtækið og þjónar sem eitt úthreinsunarhús fyrir efni í þróun.

Auka RFP skilvirkni

Stærsti ávinningur RFP hugbúnaðar er hversu fljótt skilvirkni er bætt - á sinn hátt er sá tími sem það tekur að byggja upp RFP með því að nota þessa tegund tækni sambærilegur við muninn á akstri strand-til-strandar og flugs. Margar RFP hugbúnaðarlausnir, þar á meðal RFP360, eru einnig byggðar á skýjum, sem gerir kleift að hratt í notkun, sem þýðir að niðurstöðurnar eru nánast samstundis.

Tími til að meta (TtV) er hugmyndin um að það sé klukka sem rekur hversu langan tíma það tekur viðskiptavin frá undirrituðum samningi til „aha-ha augnabliksins“ þegar þeir skilja að fullu gildi og opna möguleika hugbúnaðarins. Fyrir RFP hugbúnað gerist þetta augnablik nokkrum vikum eftir að samningurinn hefur verið undirritaður þegar notandinn er að vinna með upplifunarteymi viðskiptavina í fyrsta RFP. Venjulegu svörunum og fyrstu tillögunni er hlaðið inn í kerfið, síðan ah-ha augnablikið - hugbúnaðurinn viðurkennir spurningarnar og setur inn rétt svör og klárar að meðaltali um 60 til 70 prósent af RFP - á augnablikstíma. 

Við komumst að því að tengi RFP360 var mest innsæi og auðvelt að koma sér í gang. Það hefur verið mjög lágmarks námsferill fyrir okkur og það gerði frammistöðu okkar að aukast næstum strax.

Emily Tippins, sölustjóri Swish viðhalds | Málsrannsókn

Þróun RFP ferlisins gefur notendum tíma aftur til að einbeita sér að stefnumótandi verkefnum á hærra stigi. 

Það hefur örugglega gert okkur skilvirkari. RFP360 hefur gefið okkur tíma okkar til baka og gert okkur kleift að velja og velja verkefni okkar. Við erum ekki ofboðsleg lengur. Við getum dregið djúpt andann, einbeitt okkur að því að vera stefnumótandi og gengið úr skugga um að við veljum réttu verkefnin og veitum gæðaviðbrögð.

Brandon Fyffe, félagi í viðskiptaþróun hjá CareHere

RFP tækni sem þarf að hafa

  • Viðskipti umfram RFP - Svarhugbúnaður er ekki bara fyrir RFP, þú getur einnig stjórnað beiðnum um upplýsingar (RFI), spurningalistum um öryggi og áreiðanleikakönnun (DDQ), beiðni um hæfi (RFQ) og fleira. Tæknina er hægt að nota fyrir hvers kyns stöðluð spurningar- og svarform með endurteknum svörum.
  • Besti notagildi og stuðningur í bekknum - Ekki allir sem vinna við RFP eru ofurnotendur. RFP þarf inntak frá mörgum deildum og sérfræðingum í viðfangsefnum með mismunandi tæknilega kunnáttu. Veldu lausn sem er auðveld í notkun og innsæi með framúrskarandi stuðningi við viðskiptavini.
  • Reynsla og stöðugleiki - Eins og hjá öllum SaaS tækniveitum, geturðu búist við reglulegum uppfærslum og endurbótum frá RFP tækninni þinni, en vertu viss um að fyrirtækið hafi reynslu til að skila virkilega gagnlegum eiginleikum sem þú getur treyst á.
  • Knowledge Base  - Sérhver RFP-lausn ætti að fela í sér efnismiðstöð sem hægt er að leita í sem gerir notendum þínum kleift að vinna auðveldlega saman og veita uppfærslur á svörunum sem þeim er úthlutað. Leitaðu að lausn sem nýtir gervigreind til að samsvara algengum spurningum við svör þeirra.
  • Greindar viðbætur og samþættingar - RFP tækni ætti að vinna með forritunum sem þú notar. Leitaðu að viðbótum sem gera þér kleift að nota þekkingu þína þegar þú vinnur að viðbrögðum þínum í forritum eins og Word eða Excel. Hugbúnaðurinn ætti einnig að samþætta lykilforrit CRM og framleiðni til að styðja óaðfinnanlega núverandi RFP ferla þína.

Sóa minna tíma og vinna fleiri RFP

RFPs snúast um að vinna. Þau eru hönnuð til að hjálpa kaupandanum að ákveða hver sé bestur og því hraðar sem þú getur sannað að fyrirtæki þitt passi við reikninginn, því betra. RFP hugbúnaður flýtir fyrir ferlinu þínu til að koma þér hraðar til greina, loka fleiri viðskiptum og gefa þér enn fleiri tækifæri til að vinna.

Eftir því sem markaðshópar verða enn samstilltari og eiga samvinnu við tekjuaðgerðir verður RFP tækni enn mikilvægara fyrir ferlið. Krafan um skjót viðbrögð við RFP hverfur ekki. Svo ekki bíða þangað til þú þolir ekki lengur að tileinka þér tækni sem sparar þér tíma í RFP-skjölunum þínum. Keppinautar þínir munu það örugglega ekki.

Óska eftir RFP360 kynningu

Hvað finnst þér?

Þessi síða notar Akismet til að draga úr ruslpósti. Lærðu hvernig ummæli þín eru unnin.