Notaðu þessar ráð og tól til að sigra vinnuálag þitt

Tími Stjórnun

Ef þú vilt stjórna álagi þínu á árangursríkan hátt verður þú að gera betur við að skipuleggja daginn þinn, endurmeta netið þitt, þróa heilbrigðari ferla og nýta þér vettvang sem getur hjálpað.

Samþykkja tækni sem hjálpar þér að einbeita þér

Þar sem ég er tæknigaur mun ég byrja á því. Ég er ekki viss um hvað ég myndi gera án Brightpod, kerfið sem ég nota til að forgangsraða verkefnum, setja verkefni í tímamót og halda viðskiptavinum mínum meðvitaðir um framfarir sem teymin okkar eru að ná. Síðasti hlutinn er mikilvægur - ég hef oft komist að því að þegar viðskiptavinir sjá núverandi stöðu verkefna og eftirstöðvar sjónrænt, þá hafa þeir tilhneigingu til að draga af sér viðbótarbeiðnir. Að auki gefur það mér ótrúlegt tækifæri þegar brýn mál koma upp til að vinna með viðskiptavinum mínum að því hvort þeir vilji auka fjárheimildir til að takast á við þau, eða við breytum forgangsröðun og færum gjalddaga aftur á öðrum skilum.

Ásamt verkefnastjórnun, dagbókarstjórnun hefur alltaf verið gagnrýninn. Ég er ekki með morgunfundi (lesið um þetta síðar) og takmarka netfundina mína við einn dag í viku. Ég elska að hitta fólk, en í hvert skipti sem ég er að taka í hendur ... leiðir það venjulega til meiri vinnu á disknum mínum. Að takmarka dagatalið mitt hefur verið mikilvægt að vinna aftur tíma til að fá tekjuöflunarvinnuna lokið.

Notaðu tímasetningar forrita að semja og setja fundartíma. Fram og til baka í dagatalpósti er sóun á tíma sem þú þarft einfaldlega ekki lengur. Ég er með einn innbyggðan í spjallþráð síðunnar minnar með Drift.

Ljúktu flóknustu verkefnum þínum á morgnana

Ég skoðaði tölvupóstinn minn á hverjum morgni. Því miður stöðvaðist flæðið aldrei yfir daginn. Bættu við símhringingum og skipulögðum fundum og ég myndi oft velta því fyrir mér hvort ég fengi eitthvað gert allan daginn. Ég myndi þá brenna miðnæturolíuna við að ná mér og búa mig undir næsta dag. Ég hef síðan snúið deginum við - unnið við tölvupóst og talhólf aðeins eftir að ég kláraði lykilverkefni dagsins.

Fjölmargar rannsóknir hafa bent til þess að einstaklingar ættu að reyna að sinna helstu verkefnum á morgnana. Með því að nota þessa stefnu geta markaðsmenn einbeitt athygli sinni og fjarlægt truflun (ég vinn oft heima að morgni með símann og tölvupóstinn slökktan). Færðu minni háttar verkefni eftir klukkan 1:30 og þú munt draga úr streituþéttni, draga úr áhrifum þreytu og fjölga lykilverkefnum sem halda þér vel.

Loks er það Vísindi! Eftir afkastamikinn dag og frábæran svefn hefur heili einstaklingsins tiltölulega hátt magn af dópamíni. Dópamín er efnasamband sem bætir hvatningu, getur aukið orku og bætt gagnrýna hugsun. Þegar þú klárar helstu verkefni býr heilinn þinn til aukið noradrenalín, náttúrulegt efni sem eykur fókus, eykur framleiðni og dregur úr streitu. Ef þú ert í erfiðleikum með að skuldbinda þig til verkefnis yfir daginn, og vinnur langt fram á nótt sem hefur áhrif á svefn þinn, ertu líklega að vakna tregur og ómeðhæfður. Settu lyfjapínið þitt í lag til að stjórna hvatningu þinni!

Ekki freistast - verðlaunaðu vinnu þína með því að skoða samfélagsmiðla og tölvupóst eftir að þú ert búinn með morgunverkefnið þitt eða verkefnin. Þú verður undrandi á því hvað dagar þínir verða frábærir!

Smáðu tímamótin þín

Ég var vanur að giska á hvernig ég nálgaðist stór verkefni. Ég byrja með markmið, bý til vegvísi til að ná þeim markmiðum og þá fæ ég að vinna að hverju skrefi. Þegar ég vinn með viðskiptavinum er mér alltaf brugðið við áherslur þeirra eða áhyggjur sem við erum ekki einu sinni að vinna í ennþá. Ég hef áhyggjur af skrefi 1, þeir spyrja um skref 14. Ég reyni stöðugt viðskiptavini mína að einbeita sér að verkefninu. Þetta þýðir ekki að við séum ekki lipur, við erum stöðugt að endurmeta stefnu okkar með tilliti til markmiða og aðlagast í samræmi við það.

Hver eru markmið þín? Samræmast þau markmiðum stofnunarinnar? Munu markmið þín koma vörumerkinu þínu áfram? Ferill þinn? Tekjur þínar eða tekjur? Með því að byrja á markmiðum þínum og gera grein fyrir verkefnunum til að ná þeim tímamótum verður vinnudagurinn þinn skýrari. Þetta síðasta ár hef ég skorið úr lykilsamstarfi, mikilvægum atburðum og jafnvel frábæru viðskiptavinum þegar ég áttaði mig á því að þeir voru að afvegaleiða mig frá langtímamarkmiðum mínum. Það er erfitt að eiga þessi samtöl við fólk, en það er nauðsynlegt ef þú vilt ná árangri.

Svo skaltu greina tímamótin þín, þekkja verkefnin sem koma þér þangað, greina truflunina sem stöðvar þig og fá aga til að halda að aðalskipulaginu! Þegar þú hefur skýrleika um hvers vegna þú ert að gera það sem þú ert að gera á hverjum degi, þá ertu áhugasamari og minna stressaður.

Sjálfvirkt allt sem þú endurtekur

Ég fyrirlít að gera eitthvað tvisvar, ég geri það virkilega. Hér er dæmi ... á ævinni við að vinna með hverjum viðskiptavini mínum, eyði ég oft tíma í að vinna með innri ritstjórn þeirra við leitarvélabestun. Í stað þess að búa til kynningu í hvert skipti, hef ég nokkrar greinar sem ég fylgist með á vefsíðu minni sem þær geta vísað til. Hvað gæti tekið daga, tekur oft bara klukkutíma eða svo vegna þess að ég hef skrifað ítarlegt efni sem þau geta vísað til.

Sniðmát er vinur þinn! Ég hef svörusniðmát fyrir svar við tölvupósti, ég er með kynningarsniðmát svo ég þarf ekki að byrja nýtt fyrir hverja kynningu, ég er með tillögusniðmát fyrir hvert verkefni sem ég vinn með. Ég hef meira að segja áfanga og verkefnasniðmát byggt upp fyrir kynningu á vefsvæði viðskiptavinar og hagræðingu. Ekki aðeins sparar það mér tonn af tíma, það lagast líka með hverjum viðskiptavini þar sem ég bæta þær stöðugt með tímanum.

Auðvitað taka sniðmát svolítinn viðbótartíma framan af ... en þau spara þér gæfu fram á veginn. Þannig þróum við líka vefsíður og þróum þær með von um að þú ætlar að gera miklar breytingar í næstu viku. Með því að vinna framan af, taka breytingar eftir straumi miklu minni tíma og fyrirhöfn.

Önnur sniðmátaðferð sem við notum er að skipuleggja uppfærslur á samfélagsmiðlum viðskiptavina okkar. Við söfnum oft uppfærslum, stillum þeim saman við dagatalið og skipuleggjum heilt ár af uppfærslum sem fylgjendur þeirra geta melt. Það tekur aðeins sólarhring eða svo - og viðskiptavinir okkar eru undrandi yfir því að við höfum bara tekið eitt ár að velta fyrir okkur hvað þeir ætla að setja út af listanum sínum. PS: Við elskum bakhjarl okkar Agorapulse valkostir til að biðra við og skipuleggja félagslegar uppfærslur!

Drepu helminginn af fundum þínum

Margar skýrslur hafa bent til þess að meira en 50 prósent funda séu óþarfir. Horfðu í kringum borðið næst þegar þú ert á fundi, hugsaðu um hversu miklu fé er varið í þann fund í laun og fylgstu síðan með niðurstöðunni. Var það þess virði? Sjaldan.

Bestu listaverkin voru aldrei búin til á fundi, gott fólk. Fyrirgefðu en samstarf um markaðsverkefni skilar bara lægsta samnefnara. Þú réðir fagfólk til að vinna verkið, svo að deila og sigra. Ég gæti haft tugi auðlinda sem vinna að sama verkefninu - mörg samtímis - og sjaldan fæ ég þau öll í sama símtali eða í sama herbergi. Við búum til framtíðarsýnina og sparkum síðan í þau úrræði sem nauðsynleg eru til að komast þangað en beinum umferð til að draga úr árekstrunum.

Hér er ráð mitt:

  • Samþykktu aðeins fundarboðið ef sá sem býður þér útskýrir af hverju þeir þurfa þig til að mæta. Ég vann hjá stóru fyrirtæki þar sem ég fór úr 40 fundum á viku niður í 2 einmitt þegar ég sagði fólki að ég gæti ekki mætt nema það útskýrði af hverju.
  • Taka aðeins við fundum með dagskrá sem er ítarleg með markmið fundarins og tímar fyrir hvern hluta fundarins. Þessi aðferð drepur fjöldann allan af fundum - sérstaklega endurtekna fundi.
  • Taktu aðeins við fundum með umsjónarmanni fundarins, tímaverði fundarins og fundarritara. Umsjónarmaður þarf að hafa alla hluti fundarins við efnið, tímavörður heldur fundinum á réttum tíma og upptökutæki dreifir athugasemdum og framkvæmdaáætlun.
  • Taktu aðeins við fundum sem ljúka með ítarlegri aðgerðaáætlun um hverjir gera hvað og hvenær þeir fá það gert. Og haltu því fólki til ábyrgðar - ávöxtun fjárfestingar þíns fundar byggist á getu þess til að ljúka aðgerðaratriðunum strax. Forðastu liðsbundna aðgerðaatriði ... ef einstaklingur á ekki verkefni verður það ekki gert.

Ef 50 prósent funda eru tímasóun, hvað verður um vinnuvikuna þína þegar þú hafnar því að mæta á helming þeirra?

Útvistaðu það sem þú sjúga af

Tíminn sem það tekur að kenna sjálfum sér hvernig á að gera eitthvað eða leysa vandamál sem þú þekkir ekki er ekki bara að eyðileggja framleiðni þína, það kostar þig eða fyrirtækið þitt mikla fjármuni. Ef þú ert frumkvöðull græðir þú peninga þegar þú ert að gera það sem þú átt að gera. Allt annað ætti að vera útvistað með samstarfsaðilum. Ég er með tugi undirverktaka sem ég kalla til fyrir allt frá höfuðmyndatöku, til að byggja upp móttækilegan tölvupóst og til að rannsaka næstu upplýsingatækni okkar. Liðin sem ég hef sett saman eru best, fá greitt vel og láta mig aldrei vanta. Það hefur tekið áratug að setja þau saman, en það hefur verið þess virði vegna þess að ég fæ að beina athyglinni að því sem fær viðskipti mín vel.

Í þessari viku, til dæmis, kom viðskiptavinur til mín með mál sem hann hafði unnið að mánuðum saman. Þróunarteymið hafði eytt mánuðum í að byggja upp kerfi og þeir sögðu nú eiganda fyrirtækisins að það tæki nokkra mánuði í viðbót að leiðrétta. Vegna þess að ég var kunnugur samþættingum þeirra og sérfræðingur í greininni vissi ég að við gætum veitt leyfiskóða fyrir mun minna. Fyrir nokkur hundruð dollara er vettvangur þeirra nú að fullu samþættur ... og með stuðningi og uppfærslu. Nú má þróa teymi þeirra til að vinna að kjarnavettvangi.

Hvað tekur þig langan tíma að klára? Hver gæti hjálpað þér? Finndu leið til að greiða þeim og þú munt verða ánægður með að þú gerðir það!

5 Comments

  1. 1

    DK,

    Takk fyrir frábæra ábendingu um Tungle. Ég hef notað það í nokkra daga núna og það er frábært! Ég vinn úr sjö mismunandi Google dagatölum fyrir fyrirtækið mitt, fjölskyldu, skóla, kirkju, HOA og aðrar stofnanir og ég fæ mörg símtöl, tölvupóst og SMS fyrir fólk sem vill vita hvort ég sé til taks. Eins og ég fæ orð á þessu öllu ætti þetta að vera mikil tímasparnaður fyrir mig og vonandi þá.

    BTW - það er til Ning app fyrir þetta en það hefur galla í því sem Tungle tæknigaurarnir eru að vinna í núna. Þeir halda því fram að það verði lagað eftir nokkra daga.

  2. 2
  3. 3

    Takk fyrir að minnast Tungle við mig. Hljómar eins og frábær þjónusta og ég hef heyrt fjölda fólks deila jákvæðri reynslu sinni með tækinu. Það lítur út fyrir að ég ætti að prófa.

Hvað finnst þér?

Þessi síða notar Akismet til að draga úr ruslpósti. Lærðu hvernig ummæli þín eru unnin.